امروزه با رشد و توسعه همه جانبه ی اجتماعی، اداری، اقتصادی و … اسناد و مدارک تولید شده در همه ی سازمان ها رو به افزایش گذاشته است. حجم زیاد اسناد و مدارک باعث بروز مشکلات زیادی مانند نداشتن دسترسی به موقع و آسان، نداشتن فضای فیزیکی کافی برای نگهداری، مشکلات امنیتی شده است.

اسناد و مدارک همواره از مهمترین دارایی های تمامی سازمان ها، شرکت ها ، بنگاه های تجاری و نهاد های دولتی و غیر دولتی بوده است . راهکار های دنیای مدرن و الکترونیک و هزینه ها و مصایب نگهداشت اسناد کاغذی بسیاری از سازمان ها را به نگهداشت اسناد به صورت دیجیتال سوق داده است. حجم بسیار بالا و تنوع اسناد موجود در سازمان ها و شرکت ها ایجاد راهکارهای جدید و مدرن به منظور مدیریت مناسب و کم هزینه را ضروری می کند. برای پاسخ گویی به این نیاز عمومی سامانه های مدیریت اسناد (Document Management Systems) ایجاد شده اند.